ליווי עסקי

אחרי שעות אינספור של עבודה עם חברות רבות מכל המינים והסוגים אנחנו יכולים לומר בוודאות: “אורח לרגע רואה כל פגע”.

הפגע הגדול ביותר שאנחנו מזהים, שעובר כחוט השני בקרב רוב החברות אותו ליווינו, ליותר מידי מנהלים חסרות מיומנויות בסיסיות בניהול פרויקטים. (וכנראה שמנהלי הפרויקטים הקוראים שורות אלו מהנהנים בהסכמה)

בין אם החברה שלך קטנה או גדולה, שאת אחת הסיבות העיקריות לבעיות בתפקוד שלה. אמנם לצד בעיות כגון כספים, מכירות, גורמים חיצוניים ותפעול שוטף ניהול פרויקטים נראה מיותר או “יותר מידי” – בפועל זה הרבה יותר פשוט ממה שנדמה לך.

אז איך מתחילים?
  • לוח גדול או פתקיות
  • 4 מרקרים בצבעים שונים (בעצם 8 עדיף)
  • ראש פתוח
  • והצוות שלך

איך לנהל את החברה כפרויקט? (ולמה ניהול פרויקטים הוא הכרחי)

חוק מס’ 1: תעדוף משימות.

ניהול פרויקטים - תעדוף משימות

ניהול פרויקטים – תעדוף משימות

אם אתם לא מתעדפים את משימות המשנה שלכם לעולם לא תסיימו את המשימה, אם לא תסיימו את המשימה לעולם לא תגיעו ליעדים האסטרטגיים שלכם ואז לעולם לא תצליחו להגשים את המטרות שלכם.

קל לנו להיסחף ולהישאב למשימות משנה פחות דחופות. אנחנו בוחרים לעשות אותן כי הן יותר קלות ויותר נוחות לביצוע על בסיס יומי. הסוד הוא להצליח להפסיק עם זה, עכשיו!

במקום:

  1. תשתמשו במרקרים כדי לכתוב את המטרה שלכם ואת היעדים האסטרטגיים הנגזרים ממנה.
  2. שרטטו דיאגרמה של כל המחלקות בחברה שלכם. (כספים, מכירות, מחקר וכו’)
  3. שרטטו את הקשרים בין המחלקות השונות.
  4. תכתבו את האלמנטים המקשרים בין המחלקות ותנסו לצפות את הצרכים של כל אחת.
  5. אחרי שפענחתם מה האלמנטים המקשרים בין המחלקות תרשמו את כולם ברשימה אחת ארוכה.
    למה? מכיוון שהחברה שלכם צריכה לנוע קדימה וכדי לנוע קדימה כל מחלקה תלויה בביצועים של המחלקות האחרות בדיוק דרך אותם האלמנטים ואם משימה הקשורות לאלמנטים האלה מתעכבות הן מעכבות את כלל המחלקות והמשימות של החברה ופוגעות בביצועים.
  6. שימו הכל על השולחן, תשחטו את כל הפרות הקדושות ותדברו על הכל. המטרה לצאת מהתהליך כקבוצה אחת מאוחדת סביב הרעיון והמשימות. בעיות שלו צפות עכשיו באופן יזום יצופו אחר כך בעצמן.
  7. משימות הקשורות לאלמנטים המקשרים בין המחלקות צריכות לקבל תעדוף גבוה.
  8. תקבעו משימות משנה ועבור כל אחת תפרטו:
    1. כמה זמן היא תיקח?
    2. מה העלות המשוערת שלה?
    3. מה המשאבים הנדרשים להשלמת המשימה?
    4. מי אחראי על ביצוע המשימה?

נשמע כמו הרבה עבודה? זה נכון! התהליך אולי יגזול מכם יום או יומיים אבל בסופו של דבר הוא יהיה הבסיס לכל ההתנהלות העתידית שלכם ולכן חשובה יותר מכל דבר אחר למעט משפחה או בריאות.

 

חוק מס’ 2: בניית גאנט פעילויות ותחילת ביצוע.

בניית גאנט פעילויות ותחילת ביצוע

בניית גאנט פעילויות ותחילת ביצוע

אם אתם לא יודעים מה זה גאנט אתם יכולים לקרוא קצת יותר בויקיפדיה. זה די פשוט להבין, גאנט נותן לכם לראות את התמונה הגדולה ומאפשר לכם לעקוב אחר כל המשימות ותתי המשימות במסך אחד. אנחנו ממליצים להשתמש ב MS Project או ב- Trello לצורך ניהול פרויקט, אבל כל כלי אחר שאפשר לנהל איתו גאנט בצורה מסודרת.

עכשיו התמונה תהיה יותר ברורה ומדויקת, תוכלו לראות את הקשרים, יחסי התלות, העלויות והזמנים של כל המשימות שבסופו של דבר יביאו אתכם להגשים את חזון החברה. הכל יראה הגיוני וברור יותר גם לצוות שלכם ויפיח בהם תחושת בטחון.

 

חוק מס’ 3: לעקוב אחר ביצועים וללמוד מהצלחות וכשלונות.

ניהול פרויקטים - לעקוב אחר ביצועים וללמוד מהצלחות וכשלונות

ניהול פרויקט – לעקוב אחר ביצועים וללמוד מהצלחות וכשלונות

עקבו אחר הביצועים של כולם, תבינו איפה היו הצלחות ומה הוביל אליהן ואיפה נעשו טעויות ומה אפשר ללמוד מהן. תבינו מה היו החלופות האפשריות ואיך אפשר היה להימנע מהטעויות ויותר חשוב איך תועלו להימנע מהן בעתיד.

חשוב לזכור, מי שלא טועה לא עושה. אם הצוות עשה טעות במקום להנחות אותו לעשות את הדברים בדרך אחרת שבו ותנסו להבין למה הצוות בחר בדרך הזאת כדי להשלים את המשימה. הדיון יהיה פרודוקטיבי יותר והלקחים ממנו יהיו ברורים וחדים יותר.

 

לסיכום.

אמנם זאת רק נגיעה בקצה הקרחון אבל בהחלט יש כאן אלמנטים שיוכלו לעזור לכם לראות את החברה שלכם אחרת, להבין אותה בצורה טובה יותר ולנהל אותה בצורה שלמה יותר.

תנסו – זה ישתלם לכם.

כדי לזרז את התהליך ולקפות ישר למים, מומלץ לקבוע איתנו פגישה לתהליך של ליווי עסקי. שאלו את לקוחותינו על השינויים הדרמטים שחברתם עברו.