פורטל פיננסי

המילה תקציב מפחידה אנשים רבים. יש להם סיוטים של טפסים וגיליונות אלקטרוניים ודיכוי, אבל האמת היא שניהול תקציב כרוך רק בביצוע תוכנית מספרית וכתיבתו.

ניהול תקציב – לחברות צעירות אין ממש היסטוריה ארוכה של אינרציה ארגונית כדי לקבל החלטות ניהוליות.חברות כאלה צריכות לרתום את כוחו של תקצוב לזהות ולפתור בעיות על הנייר לפני הבעיות האלה באמת קמות לתחייה בעולם האמיתי.  בנוסף, מספרי תקציב אלה מספקים אמות מידה מבוססות שימשו את העסק לבדוק את ההבדל בין התקצוב לעומת מה שקורה בפועל.

אתם יכולים מנגד לבצע תרגיל מאוד מעניין שנקרא “לנהל עסק ללא תקציב”. זהו תרגיל מאוד עסיסי שבו אף יום לא דומה לשני וכל יום עשיר בהפתעות. זו דרך אחת לנהל עסק.

הדרך השניה היא לנהל עסק עם תקציב כתוב שבו אתם יכולים לצפות לבאות – כמובן, שהפתעות תמיד יופיעו אך לפחות תהיה לכם מסגרת, תוכנית ותקציב שבו להסתגל לאותן הפתעות.

ניהול תקציב: תהליך התקצוב

המטרה הכוללת של תקציב היא לקבוע תוכנית ברורה כך שניתן יהיה לעקוב בקפידה אחר הביצועים ביחס למטרה . ישנן שני סיבות עיקריות לתקציב: המטרה הראשונה היא לאפשר לאנשים או לחברות לפתח תוכנית כדי לעמוד במטרה ספציפית. הסיבה השנייה היא לאפשר השוואה מתמשכת בין התוצאות בפועל לבין התוכנית.

העונש על חוסר תקצוב הוא חמור. רשימת החברות שנכשלו בשנים האחרונות כתוצאה מתכנון ירוד וביצוע גודלת מדי יום. עכשיו, ההבדל הבסיסי בין חברות שמתקצבות לאלה שלא  – הוא שאלה שאלה מתקצבות ישימו את הכסף שלהם איך, איפה ומתי שהם רוצות. ואלו שאינן מנהלות תקציב ירגישו לעתים קרובות כאילו אין להן מספיק כסף כדי לרכוש את הדברים שהן צריכות. לפיכך,  תקצוב הוא קריטי לתהליך תכנון וניהול.

קיימים שני סוגים בסיסיים של תכנון:

  1. תכנון ארוך טווח הכולל:
    1. תכנון אסטרטגי
    2. ותקצוב הון
  2. תכנון לטווח קצר הכולל:
    1. ייצור ותהליכי סדר עדיפויות
    2. ותפעול אשר נקראים גם תכנון רווח.

תכנון תקציבי

תכנון ארוך טווח

תכנון ארוך טווח כולל קבלת החלטות אסטרטגיות אשר ההשפעות שלה יוארכו מספר שנים.
תכנון אסטרטגי ארוך טווח כולל

  • זיהוי המשימה של הארגון,
  • המטרות הנובעות ממשימה זו,
  • האסטרטגיות
  • והפעולות שינקטו על מנת להשיג מטרות אלו.

ברגע שיש תכנון אסטרטגי , החברה יכולה אז לתכנן לרכוש ולהשתמש בנכסים גדולים כמו ציוד כדי לסייע לחברה לעמוד ביעדים ארוכי טווח שלה. סוג זה של תכנון נקרא תקציב הון. לאחר קבלת ההחלטות האסטרטגיות של הארגון, המנהלים יכולים להתמקד בתוכניות התפעול לחודש הקרוב, לרבעון ולשנה.

תכנון טווח קצר

תכנון קצר זה ניתן לחלק לשתי קטגוריות.

  1. סדר עדיפויות הייצור: ברגע שיש מבנה הון מסודר, מנהלים צריכים לקבוע כיצד להשתמש במשאבים כמו ציוד בצורה הטובה ביותר כדי למקסם את הרווחים.
  2. תקציב תפעולי: משמש את המנהלים כדי ליצור ולתקשר מטרות יומיןת, שבועיןת וחודשיות עבור הארגון.

ניהול תקציב הוא כ”כ חשבו שבחברות גדולות מתאגדים כל סמנכ”לי ארגון כדי להגיש את התקצוב שלהם (בין אם מדובר במחלקות מחקר ופיתוח, שיווק, מכירות, כספים ועוד) ומאגדים את הכל כדי להגיע לתקציב מאסטר.

ניהול תקציב: תקציב מאסטר

תקציב המאסטר כולל בתוכו את כל התקציבים המופרטים לזמן מוגדר שכוללים את

  1. תהליך התכנון
  2. תקציב תפעולי
  3. תקציב מימון/פיננסי

תקציב מאסטר

1. תהליך התכנון

קודם כל התקציב התפעולי והפיננסי חייבים ללכת יד ביד עם אסטרטגית/תהליך התכנון – אחרת תהליך התכנון לטווח הארוך לא שווה כלום. מיותר לציין שהתקציבים המפורטים נותנים רלוונטיות לתהליך תכנון טווח ארוך במילים אחרות: הם האסמכתא של התכנון הגדול.

תהליך תקציב המאסטר מתחיל עם תקציב המכירות. כל שאר התקציבים נובעים מתקציב המכירות.

 

2. ניהול תקציב תפעולי

זה קצת מסובך לעשות תקציב מכירות מכיוון שמכירות נובעות מגורמים חיצוניים שאינם ניתנים לשליטה (תנאי הכלכלה וטעמם של לקוחות) וגורמים פנימיים הניתנים לשליטה (מחיר, מאמצי מכירות והוצאות פרסום). הכל פה מאוד תלוי באיך אתם מגדירים את תחזית המכירות שלכם.

א. גורמים חיצוניים שאינם ניתנים לשליטה

כמובן, שאפילו הכלכלן הבכיר ביותר לא יוכל לצפות בדיוק או אפילו קרוב כמה מכירות באמת יהיו לכם – לכן אנחנו ממליצים לחשוב על מצב מכירות שלא ממש מאיר פנים לעומת מה שאתם חושבים שבאמת יקרה – רק כדי להיות בטוחים – זאת כמובן בלקחת בחשבון מצבים שבו גורמים חיצוניים שאינם ניתנים לשליטה להשפיע רבות על תקציב ההכנסות.

 

ב. גורמים פנימיים שניתנים לשליטה

תקציב פרסום ושיווק: כאן תקבעו כמה כסף אתם מוכנים לשים מדי חודש בחודשו על פרסום ושיווק. לפעמים זה יבוא לטובת המכירות ולפעמים זה לא. חשוב מאוד לבחון ולבצע מחקרים לגבי סוגי השיווק המתאימים וחברות או אנשי השיווק המתאימים אשר יוכלו למקסם את המכירות שלכם.

תמחור: תאמינו או לא (תלוי במוצר): ישנם אנשים שיעדיפו לקחת שירות יקר יותר כי זה נראה להם איכותי יותר – אבל זה לא תמיד המצב – זה מאוד תלוי במחקר השוק שביצעתם לפני שנכנסתם לעסק.

ברגע שיש לכם את תקציב המכירות אתם מוכנים לצאת לדרך כדי לתכנן את תקציבי ההוצאות שלכם.

חשוב לציין שהרבה חברות מתכננות תקציבים שנתיים ורבעוניים. אנחנו ממליצים בחום לתכנן תקציב חודשי לפחות (אם כי שבועי ויומי יכול להיות מצויין אבל יכול לדרוש מכם המון זמן).

 

ג. הוצאות ניהוליות ומשרדיות

זה מובן מאליו שמדי חודש בחודשו יהיו לכם הוצאות ניהוליות ומשרדיות.

 

ד. ניהול תקציב ייצור

 – משאבי אנוש: רשמו בכל חודש מהי עלות העובדים שלכם בכל חודש – מזכירה לא תרוויח כמו תכנת ומנהל שיווק לא ירוויח כמו איש הכספים – לכן יש להכין תקציב הוצאות משאבי אנוש לפי כל עובד ולאחדם ביחד. שימו לב לשינויים בדרך – סביר להניח שעם הזמן תצטרכו יותר עובדים…

 – תקציב חומרים: יכול להיות שתצטרכו להשתמש בקבלני משנה באופן קבוע. תלוי מאוד בעסק, סביר להניח שיהיו הוצאות למוצר מעבר לעובדים כמובן.

 

ה. ניהול תקציב עלות למוצר

עכשיו שאנחנו יודעים מהן עלויות החומרים ומשאבי האנוש שלנו – יש לנו תקציב עלות למוצר.

 

ו. תחזית הכנסות

משלבים את תקציב העלות למוצר יחד עם תקציב המכירות וכך מקבלים את תחזית ההכנסות שלנו.

 

3.  ניהול תקציב מימון/פיננסי

ניהול תקציב - היועצים

ניהול תקציב נזיל

שימו לב, כסף תמיד ייצא – זו העבודה שלכם שהוא גם ייכנס.
אסור לכם להגיע למצב שתחיו במצב של “לשרוד את היום”.

חשבו לדעת מתי הכסף נכנס ומתי הכסף יוצא.

ישנן הרבה חברות שמבצעות מכירות באשראי – לכן חשוב מאוד לציין באיזה תאריך כספים נכנסים בכדי שלא תגיעו למצב שהבנקים חונקים אתכם. בעולם מושלם כל הלקוחות משלמים. בעולם האמתי זה ממש לא המצב. אפילו שלקוח החליט לשלם על הישרות שלכם – ישנן אלפי סיבות למה הוא יוכל לבטל את העסקה אתכם… קחו את זה בחשבון בתקציב הנזיל.

תקציב נזיל מחולק ל3 שכבות

  1. הכנסות
  2. הוצאות
  3. מימון

בואו ניקח דוגמא:

נניח שהיה לכם בחשבון הבנק 25,000 ₪ בתחילת השנה והייתם חייבים לשלם ברבעון הראשון 17,000 ₪ למחשבים שקניתם. אתם הבעלים קבעתם שתקבלו דיווידנדים של 10,000 ₪ בכל רבעון. בנוסף קבעתם שתרכשו עוד ציוד במהלך השנה.

נניח שברבעון הראשון התקציב הנזיל ייראה כך:

תקציב נזיל

א. עדיין יש לכם 25,000 ₪ בחשבוןכפי שאתם רואים – המצב לא מאיר פנים. אבל זכרו

ב. רבעון ראשון 2019 עדיין לא יצא לפועל

פה הנקודה שבה מתחילים לבצע תקציב נכון

אנחנו רואים מה עומד לקרוא, לזהות את הבעיות לפני שהן קורות – והנתונים הללו עוזרים לנו לקבל החלטות חכמות!

השאלות שנשאל הן:

  • האם נוותר על הדיווידנדים?
  • האם נבקש הלוואה מהבנק?
  • האם אנחנו יכולים לדחות כמה מההוצאות שלנו לרבעונים מאוחרים יותר?
  • האם נצא לקמפיין אגרסיבי בכדי למקסם את המכירות?

בואו נראה מה קורה ברבעונים הבאים:

תקציב שנתי רבעוני
כפי שניתן לראות, המצב משתפר ברבעון השני מבחינת נזילות. אז כל מה שאנחנו צריכים לעשות זה להגיע בשלום לרבעון השני דרך מענה לשאלות ששאלנו לפני הרביעון הראשון.

 

עכשיו אנחנו נדבר על מימון ואילו החלטות נוכל לקחת על מנת למזער נזקים.

אנחנו יודעים שיש לנו 25,000 ₪ בתחילת השנה וירדו לנו 36,875 ₪ ברבעון הראשון – דבר שישאיר אותנו עם מינוס של 11,875 – זאת אומרת שאנחנו נצטרך להלוות קצת כסף כי אנחנו יודעים שנוכל להחזיר אותו ברבעון השני כפי שניתן לראות. השאלה היא האם ניקח את הסכום המדויק 11,875 ₪ ונשאר בלי שקל עלינו? ברור שלא. נניח והיינו רוצים שבכל רגע נתון יהיו לנו 10,000 ₪ בקופה – כי לך תדע אילו הוצאות או הפתעות יהיה לנו…

שימו לב להבדל: עכשיו אנחנו יודעים בוודאות שנצטרך את הכסף הזה – מזלנו הוא שיש לנו זמן לארגן אותו במקום לחכות לרגע האחרון ולהכניס את כל העסק בלחץ והוצאות מיותרות. בנקים גם מעריכים חברות שיודעות מה יקרה מראש מאשר לקוחות לחוצים…

וכל זה קרה לפני שהרבעון בכלל קרה – וזה הכוח של בניית תקציב – לזהות את הבעיות לפני שהן קורות.

 

הערות חשובות

מטרתה של חברה היא לא שתהיה לה מינימום הוצאות – אם אתם לא רוצים הוצאות פשוט תיסגרו את העסק. החוכמה היא לשלם הוצאות בסכום הנכון לתקציב הנכון ביחס לפעילות ספציפית. אם יש לי אלף לקוחות – כמה אני אמור להוציא עבור אלף לקוחות? כמה אני אמור להוציא על 632 לקוחות לעומת זאת?

לנושא הזה קוראים תקציב גמיש.

עד עכשיו לרוב דיברנו על תקציבי סטטיים – האמת היא שהמציאות שונה לחלוטין ממצבים סטטיים מכיוון שאנחנו חיים בעולם דינאמי. תחזית מכירות לעומת מכירות בפועל יכולות להיות מאוד שונות אחת מהשנייה – בגלל זה תקציב מכירות הוא החשוב מכולם כי הוא משפיע על הכל.

תקציב דינאמי הוא הרבה יותר יעיל מתקציב סטטי כי הוא יכול לתת לכם תסריטים שונים לחלוטין.

שימו לב שישנן הוצאות קבועות – כאן אין מה לשנות

לעומת זאת ישנן הוצאות משתנות לדוגמא עלות חומרים או ספקי משנה למוצר – הוצאות שיווק ופרסום…

אתם צריכים להתכונן לכל תרחיש במצב כזה – האם תקציב הפרסום והשיווק נמוך מדי/גבוה מדי? האם הוא בכלל אפקטיבי? כמה מכירות מביאה לנו הוצאה של 1,000 ₪ על פרסום, אם בכלל?

תקציב דינאמי עוזר לנו לראות את המצב דרך היבטים שונים – בואו ניקח לדוגמא מצבים שבהם המכירות הן רק 60% 80% או 90% ממה שתכננו ברבעון השני:

ניהול תקציב - רבעון שני היועצים

רצוי לתקצב ולהפיק תחזית מודל פיננסי דינאמי – כך גם תדעו איך לפעול מראש, תיראו יותר רציניים לאנשים שאתם עובדים מולם, בין אם זה בנקים משקיעים או עובדים ותוכלו לישון בשקט ולבנות חברה יציבה רווחית ומעניינת.

אנחנו מזמינים אתכם להיפגש איתנו בכדי לבנות יחד איתכם את תקציבכם. צרו עימנו קשר.